Diese Datenschutzinformation für Geschäftspartner unterrichtet Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der whitebox GmbH, Ingeborg-Krummer-Schroth-Str. 30 in 79106 Freiburg i. Breisgau (im Folgenden „whitebox“ oder „wir“)

Zu Ihren personenbezogenen Daten gehören gemäß Art. 4 lit. 1 DS-GVO alle Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen oder beziehen lassen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen oder zu einer Organisations- oder Kundennummer, mit der Ihre Person identifiziert werden kann.

Wir stellen diese Datenschutzinformation für Geschäftspartner zur Verfügung, um als verantwortliche Stelle die Datenverarbeitungsprozesse bezüglich unserer Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten und, falls anwendbar, deren Mitarbeitern, die mit der whitebox in Verbindung stehen, zu erläutern.

Umfang:

Diese Mitteilung gilt, wenn Sie ein selbständiger Geschäftspartner der whitebox sind oder wenn Sie ein Mitarbeiter von einem Geschäftspartner sind, der im Auftrag des Geschäftspartners mit der whitebox agiert.

Die whitebox verarbeitet folgende personenbezogene Daten von Ihnen, Ihres Unternehmens oder von Dritten:

• Personenbezogene Daten in Bezug auf selbstständige Geschäftspartner: Name, geschäftliche Kontaktdaten, angebotene Dienstleistungen, Vertragsinformationen, Kommunikationsinhalte (wie E-Mails oder geschäftliche Briefe), Zahlungsinformationen, Rechnungsinformation und Geschäftsbeziehungsverlauf

• Personenbezogene Daten in Bezug auf Mitarbeiter eines Geschäftspartners: Name, geschäftliche Kontaktdaten, Name des Arbeitgebers, Titel/Position und Kommunikationsinhalte (wie E-Mails oder geschäftliche Briefe)

Datenverarbeitungszwecke, Rechtsgrundlage und Konsequenzen:

Ihre personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Erfüllung der Vertragsverhältnisse mit dem Geschäftspartner (einschließlich der Erfüllung von vertraglichen Leistungspflichten, Rechnungsbearbeitung, Kommunikation und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften), für Marketing- und CRM-Tätigkeiten und für Betrugsprävention verarbeitet. Die whitebox stützt sich bezüglich der Datenverarbeitung auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 lit. a DS-GVO);
• Erfüllung des Vertragsverhältnisses mit dem Geschäftspartner (Art. 6 lit. b DS-GVO);
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 lit. c DS-GVO);
• das berechtigtes Interesse der whitebox (Art. 6 lit. f DS-GVO). Berechtigte Interessen können Marketing- und CRM-Tätigkeiten, Verhinderung von Betrug, physische Sicherheit, IT- und Netzwerksicherheit sowie Ermittlungen sein

Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten ist für den Abschluss und/oder die Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich und freiwillig. Sollten Sie diese Daten allerdings nicht zur Verfügung stellen, könnte es die Geschäftspartner-Management- und die administrativen Prozesse verzögern oder auch unmöglich machen.

Kategorien von Empfängern:

Die whitebox darf Dienstleister, die als Verarbeiter agieren, einsetzen, damit diese IT- und andere administrative Unterstützung leisten (z. B. Dienstleister, die IT-Hosting oder Wartungsunterstützung anbieten). Diese Dienstleister haben möglicherweise Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, soweit dies für die Bereitstellung solcher Dienste erforderlich ist. Jeder Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten ist auf die Personen beschränkt, die die Information für die Vervollständigung Ihrer Tätigkeiten benötigen. Die whitebox darf Ihre personenbezogenen Daten offenlegen, sollte dies von Behörden, Gerichten oder auch ähnlichen Dritten gefordert oder verlangt werden.

Aufbewahrungsfrist:

Die personenbezogenen Daten werden solange wie erforderlich von der whitebox und ihren Dienstleistern gespeichert, bis unsere Verpflichtungen erfüllt sind. Die Daten werden so lange gesichert, wie dies gemäß DS-GVO für den Zweck erforderlich ist. Sobald die whitebox die Daten nicht länger zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen benötigt, werden diese aus unseren Systemen und Aufzeichnungen entfernt und/oder Maßnahmen ergriffen, sodass Ihre personenbezogenen Daten ordnungsgemäß anonymisiert werden und sie damit nicht mehr identifizierbar sind. Ausgenommen hiervon sind Fälle, in denen wir ihre personenbezogenen Daten zur Einhaltung gesetzlicher oder aufsichtsrechtlicher Verpflichtungen, denen die whitebox unterliegt, behalten müssen. Das sind zum Beispiel gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen, die sich aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Steuerrecht ergeben und die sich meist zwischen 6 und 10 Jahre befinden oder wir müssen Beweise innerhalb der Verjährungsfrist sichern, die normalerweise 3 Jahre beträgt.

Ihre Rechte:

Sollte Sie Ihr Einverständnis hinsichtlich bestimmter Verarbeitungstätigkeiten gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dieser Widerruf wird die vorherige Bearbeitung von Daten nicht beeinflussen.

Gemäß der geltenden Datenschutzgesetze haben Sie folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft, Art. 15 DS-GVO: Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden gespeicherten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DS-GVO: Wenn Sie feststellen, dass unrichtige Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden, können Sie Berichtigung verlangen. Unvollständige Daten müssen unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung vervollständigt werden
• Recht auf Löschung, Art. 17 DS-GVO: Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn bestimmte Löschgründe vorliegen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn diese zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DS-GVO: Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Dies bedeutet, dass Ihre Daten zwar nicht gelöscht, aber gekennzeichnet werden, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken
• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DS-GVO: Sie haben das Recht die personenbezogenen Daten die sie der whitebox bereitgestellt haben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Des Weiteren haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die whitebox zu übermitteln
• Recht auf Widerspruch gegen unzumutbare Datenverarbeitung, Art. 21 DS-GVO
  Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f der Datenschutzgrundverordnung erfolgt, Widerspruch einzulegen

Da die whitebox Ihre personenbezogenen Daten primär für die Zwecke des Vertragsverhältnisses mit Ihnen verarbeitet und nutzt, hat die whitebox grundsätzlich ein berechtigtes Interesse, Ihre Daten zu verarbeiten was hingegen Ihren Einschränkungsantrag aufheben wird. Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter den genannten Kontaktdaten im Punkt Fragen (siehe unten).

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde wegen Datenschutzverstößen:

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtlich nicht zulässig ist. Dies ergibt sich aus Art. 77 EU Datenschutz-Grundverordnung. Die Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde kann formlos erfolgen.

Automatisierte Entscheidungsfindung /Profiling:

Die whitebox führt keine automatische Entscheidungsfindung durch.

Fragen:

Den Datenschutzverantwortlichen der whitebox können Sie unter folgenden Kontaktdaten per E-Mail erreichen datenschutz@whitebox.eu